Introducción
Es esencial para las
organizaciones especificar las funciones, estructuras, metas y objetivos de los
espacios de trabajo; por consiguiente, un puesto es la ocupación laboral de
acuerdo a las funciones específicas de un área que se desarrolla por medio de
un análisis, descripción y especificación; que no se ven afectadas por
movilidad del personal. Grados (2001, p.163) mención dos distinciones para el
concepto:
Los puestos de trabajo
forman una parte esencial en toda organización, ya que es el vínculo más
importante entre empresa y trabajador, por el cual se accede a un puesto y que
además supone una categoría profesional, con condiciones laborales y económicas
determinadas y específicas para cada cargo (Carrasco, J. 2009).
Por su parte Ansorena
(1997) define puesto de trabajo como un conjunto de acciones organizadas y
propositivas que realiza un empleado o colaborador de una organización, en una
determinada posición de su estructura de relaciones internas y externas, con el
fin de aportar valor añadido a dicha organización (y, en general, a su cuenta
de resultados), mediante la consecución de una serie de áreas de resultados
específicos, siguiendo reglas, procedimientos y metodologías –generalmente
preestablecidas- dentro de una determinada orientación estratégica fijada por
la propia organización. (Carrasco, 2009)
El análisis de puesto es el
procedimiento que se emplea dentro de una empresa, consiste en determinar las
tareas y requisitos de aptitudes de un puesto de trabajo, y el perfil de la
persona que se debe contratar para cubrirlo.
Dessler y Varela (2011,
p.81) mencionan que el analista juntamente con los encargados emplean
técnicas para “reunir información sobre las obligaciones,
responsabilidades y actividades del puestos” al personal apropiado. Grados
(2001, p.167) identifica las siguientes características: “Experiencia en el
puesto; rendimiento adecuado; facilidad para comunicarse; responsabilidad y
tipo de relaciones con otros trabajadores”. Por consiguiente; se emplean las
siguientes herramientas para la recopilación de información:
Entrevista.- se indaga sobre
las actividades y conductas requeridas, además, de las obligaciones y
responsabilidades del espacio de trabajo. La desventaja de esta técnica, reside
en la distorsión o alteración de la información.
Cuestionario.- por medio de
lápiz y papel, el empleado, responde una serie de preguntas abiertas o
cerradas, donde describe las obligaciones y responsabilidades de su puesto.
Además, se puede emplear el internet para emplear este tipo de herramienta.
Observación.- se emplea en
la inspección de trabajos físicos; sin embargo, no es conveniente utilizar en
actividades cognitivas que no son visibles.
Diario o bitácora.-
redacción de las actividades y tiempos al realizar su trabajo.
Aquí
algunas consideraciones para el análisis de puesto:
1.
Identificación del Puesto de Trabajo: El objetivo de
este punto es identificar el puesto de trabajo y el área de la organización en
el que se encuentra ubicado. Su contenido, no pretende explicar en cuatro
palabras las funciones desarrolladas por el titular, ya que para ello están
precisamente el resto de los apartados.
2.
Misión del puesto: En este punto debe expresarse en un
párrafo corto (4 o 5 líneas), cuál es la razón de ser del puesto, es decir,
para qué existe este puesto dentro de la organización.
3.
Dimensiones: El objeto de este elemento es recoger
aquellas dimensiones económicas o de otro tipo que puedan ser explicativas del
ámbito de actuación del titular. En cuanto a las dimensiones económicas debe
constar sin un excesivo grado de desglose el concepto al que se refieren, el
año al que hacen referencia y la cuantía expresada en euros/año. En cuanto a
las dimensiones no económicas se refieren básicamente al número de personas
dependientes (subordinadas) jerárquicamente del titular.
4.
Naturaleza y alcance del puesto de trabajo: Este punto se
desarrolla a través de los apartados siguientes:
4.1.
Organigrama: Sitúa el puesto y jerarquía en un
organigrama donde se pueden apreciar relaciones laborales, jerarquías y
alcances dentro de la organización del puesto.
4.2.
Entorno: En este apartado y sólo para puestos de alta
dirección, se suele recoger el entorno del puesto. No es más que una
explicación narrativa del ámbito de actuación del puesto, es decir, de su
entorno de actuación interno y externo. No se trata de explicar ‘’qué’’ hace el
puesto sino ‘’dónde’’ lo hace.
4.3.
Funciones y actividades principales: Se trata de describir
las áreas básicas de responsabilidad del puesto, resumiendose en términos de
los resultados permanentes que se esperan que el puesto alcance en cada una de
ellas. Un puesto de trabajo se suele desarrollar normalmente entre cinco y diez
responsabilidades básicas o finalidades. La relación de las finalidades debe
seguir un formato de frase similar al de la misión, aunque sin guía, empezando
siempre por verbos de acción en infinitivo y dejando claro el resultado parcial
que debe conseguirse. Una vez definidas las finalidades básicas, se pasará a
desarrollar cada una de ellas, a través de las actividades. Para puestos
operativos y administrativos, la finalidad del puesto será única y coincidirá
con la misión, por lo que se identificarán únicamente actividades.
4.4.
Relaciones internas y externas: con otros puestos y/o grupos
de empresas: En este apartado se describen las relaciones con otros puestos de
la organización, excluyendo al superior y a los subordinados. Se explicarán las
relaciones más importantes y/o necesarias para el desarrollo del puesto,
especificando puesto, motivo y frecuencia estimada. Relaciones principales con
otras organizaciones: Se describen las relaciones externas más importantes y/o
necesarias para el desarrollo del puesto, especificando organización, puesto,
motivo y frecuencia estimada.
4.5.
Naturaleza y alcance de los problemas: En este apartado deben
reflejarse los 3 o 4 problemas más complejos que el puesto debe afrontar o
resolver en el desarrollo de su trabajo. Pueden ser problemas técnicos,
gerenciales, o derivados de la interacción humana. En la medida de lo posible
deben reflejarse situaciones y no juicios de valor ni quejas personales.
4.6.
Naturaleza y Alcance de la responsabilidad: Debe tratar de
concretarse cuál es el grado de autonomía (práctica, no teórica) que tiene el
titular, mediante la exposición – a modo de ejemplo- de decisiones más
significativas que el puesto toma de forma autónoma, sin consultar (aunque
luego informe o comunique las decisiones tomadas), y propuestas más importantes
en que el titular deba actuar o deba consultar.
5.
Naturaleza y alcance del puesto de trabajo: Se
reflejarán las características requeridas para desempeñar adecuadamente el
puesto (titulación, conocimiento, experiencia…). Debe evitarse reflejar
aquellas características que posee el titular pero que no son necesarias para
el adecuado desempeño del puesto.
6.
Otros aspectos: Se reseñara cualquier información
importante sobre el puesto de trabajo que no ha sido recogida en ningún otro
apartado. Para puestos operativos de fábrica suelen reflejar aspectos como:
peligrosidad, condiciones ambientales, esfuerzo físico, turnicidad,
nocturnidad, disponibilidad, etc
Erika Kim Cruz (2 de febrero 2014).
Análisis y descripción de puestos [Archivo de video].
Recuperado de https://youtu.be/wg8yDlobCwI
Según Chiavenato,
la selección es una
comparación entre dos variables: de un lado los requisitos del puesto a cubrir
(los que el puesto exige de su ocupante) y, del otro, el perfil de las
características de los candidatos que se presentan para disputarlo. La primera
variable es producto de la descripción y el análisis del puesto, en tanto que
la segunda se obtiene de aplicar las técnicas de la selección. (Chiavenato,
2009, p.138)
Por lo tanto, la descripción
y especificación del puesto busca contribuir a las necesidades de la
empresa y así, construir una herramienta metodológica que diseñe y ordene la
actividad organizativa de la empresa obteniendo la información en relación a
los puestos de trabajo.
De acuerdo con William
Werther y Keith David (1996), establecieron que dicho proceso se refiere a la
recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de
trabajo en específico, dicho proceso se puede esquematizar de la siguiente
manera:
Descripción de Puestos
Según Grados (2011) la descripción de puestos puede ser
definida como el resumen de las principales funciones y actividades del puesto,
siendo así, el resultado del análisis de puestos. Para la
aplicación de dicho proceso es necesario aplicar una serie de pasos:
1.- Recabar datos del puesto
2.- Separar los elementos del trabajo a desempeñar y los requisitos que
debería tener el trabajador para el puesto en específico
3.- Registrar los datos obtenidos de manera precisa
4.- Ordenar el conjunto de resultados
Dos definiciones según Grados (2011, p.165):
- Descripción
del puesto. Forma escrita en que se consignan las operaciones materiales que
debe realizar el trabajador.
- Especificación
del puesto. Manera de describir metódicamente los requisitos de habilidad,
esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo que implica una labor.
Grados (2011) postula que la descripción del puesto detalla las
funciones de un puesto mediante un informe escrito, mencionado el contenido del
puesto y las funciones a realizar y se conforma con tres partes: Descripción de
encabezado o ficha de identificación, descripción genérica, descripción
física.
Descripción de encabezado o ficha de identificación: Datos con los cuales
se puede identificar el puesto, incluye:
- Título
de puesto: El
que se propone de manera oficial.
- Clave: Número asignado en el
archivo.
- Categoría: Rango que se le otorga
según lo establecido (nivel ejecutivo, intermedio, operativo)
- Horario: Hora de entrada y
salida, hora de comida, días de descanso.
- Sueldo: Se determina la
cantidad y la modalidad.
- Ubicación
del puesto: Localización
del puesto dentro de la estructura empresarial.
- Jerarquía
y contactos: Se
anota el puesto del supervisor inmediato y de los trabajadores a cargo,
también con las relaciones internas y externas.
- Número
de trabajadores que desempeñan el puesto.
Descripción genérica: Explicación breve acerca de las
funciones a realizar en el puesto, mencionado el objetivo y la actividad más
recurrente.
Descripción específica: Explicación detallada de las
funciones a realizar en el puesto, cuando es un proceso largo se debe separar
en orden, incluyendo las actividades diarias, actividades periódicas,
actividades eventuales, así como también los accesorios del puesto, es decir,
el material a utilizar, equipo técnico, herramientas, maquinaria, utilería,
etc.
Cuando se plantea en una organización llevar a cabo un proceso de
elaboración de descripciones de puestos de trabajo es necesario decidir acerca
de los siguientes aspectos:
Información que se debe recoger: Esta dependerá del objetivo final del
proceso, pero en la mayoría de los casos los elementos de descripción que se
desarrollan en el siguiente punto son comunes a todos ellos.
Grado de detalle con que se ha de recoger la información. La información
recogida puede especificarse hasta el grado de detalle que sea necesario,
debiéndose encontrar, no obstante, el punto de equilibrio entre la utilidad de
la información recogida y el coste y esfuerzo necesario para obtenerla.
Formato de presentación de la información recogida (documento de
descripción).
Método de análisis para recoger la información. Hasta once
métodos de recogida de información señala McCormick, dependiendo de la
tipología de puesto que se trate (observación, entrevista individual con el
ocupante del puesto, entrevista de grupo con varios ocupantes, reunión de expertos,
cuestionario estructurado, cuestionario de preguntas abiertas, diario,
incidentes críticos, información de diseño de equipamientos, grabación de
actividades del puesto, registros disponibles relativos al puesto). En la
práctica, lo más eficaz es la combinación de varios métodos, y lo más flexible
y utilizado en la actualidad en la mayoría de organizaciones la observación
directa, la entrevista y el cuestionario.
Especificación del puesto o requisitos del puesto
La especificación del puesto detalla las capacidades y/o requisitos que
un individuo debe reunir para una adecuada realización del puesto de trabajo.
Estas características se definen en tres categorías: habilidades, conocimientos
y aptitudes, o por sus siglas en inglés: SKA ( Skills, Knowledge
and Ability, Noe et al,. 2000).
Habilidad - Skills
Es la capacidad necesaria para desempeñar el puesto y se divide en dos
clases:
a. Habilidad física. Puede determinarse a través de
los siguientes elementos:
• Entrenamiento.
• Destreza.
• Agilidad.
• Rapidez.
b. Habilidad mental. Incluye los siguientes puntos:
• Escolaridad.
• Experiencia (la que se requiere para desempeñar el puesto;
es dada en términos de tiempos mínimos y máximos necesarios).
• Criterio.
• Iniciativa.
• Conocimientos.
• Capacidad de expresión.
• Ingenio.
Conocimientos - Knowledges
Aptitudes - Ability
Se consideran también elementos como:
Responsabilidad:
- Por
el trabajo de otros (por ejemplo el trabajo de los subordinados)
- Por
valores como dinero, equipo o información confidencial.
- Por
trámites, procesos o procedimientos.
Esfuerzo:
- Físico
- Mental
Condiciones físicas:
- Del
entorno de trabajo.
- De
los riesgos asumidos por el empleado.
Otros requisitos del puesto (por ejemplo edad, peso, estado
civil o disponibilidad para viajar).
Ejemplo de Perfil de Puesto.
Bibliografía:
Carrasco, C. J
(2009) Análisis y Descripción De Los Puestos De Trabajo En La Administración
Local. Revista Electrónica CEMCI Número 2: Ene.-Mar. 2009. Recuperado de: https://revista.cemci.org/numero-2/documentos/doc2.pdf
Grados. E. J.,
(2013). Inducción, reclutamiento y selección (cuarta edición) . Cap. 8 p.p. 165
- 174 México: Manual Moderno. Disponible en http://data.over-blog-kiwi.com/1/27/13/86/20170227/ob_0f85ec_887-reclutamiento-seleccin-contrataci.pdf
Dessler, G., & Varela,
R. (2011). Administración de recursos humanos. Enfoque latinoamericano.
Recuperado de:
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/0ee49930c54202fa9d631ebce4af2438.pdf
William W, Keith D (1996).
Libro de Administración de Personal y Recursos Humanos, Revista electrónica
CEMCI (2009)
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